Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

FlowPermit is een online platform dat bedrijven en consultants helpt bij het indienen van vergunningsaanvragen in Vlaanderen. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

2. Welke gegevens verzamelen wij?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
• Dossiergegevens: geüploade documenten, perceelgegevens, gegenereerde analyses
• Gebruiksgegevens: inlogmomenten, paginabezoeken, acties binnen het platform
• Wachtlijst: e-mailadres (indien u zich registreert voor de wachtlijst)

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• Het aanbieden en verbeteren van onze diensten
• Het verwerken van uw vergunningsdossiers via AI-analyse
• Het sturen van notificaties over uw dossiers en regelgevingswijzigingen
• Het informeren over nieuwe functies en updates (enkel met uw toestemming)

4. Hoe beschermen wij uw gegevens?

Wij gebruiken versleuteling voor wachtwoorden (bcrypt), beveiligde HTTPS-verbindingen, en slaan gegevens op in beveiligde databases met toegangscontrole. Documenten worden opgeslagen in versleutelde cloud storage. Wij delen uw gegevens niet met derden, behalve waar nodig voor de dienstverlening.

Voor de verwerking van persoonsgegevens maakt FlowPermit gebruik van de volgende verwerkers:

• Hetzner Online GmbH — hosting van de applicatieserver (Duitsland, EER)
• Hetzner Object Storage — documentopslag (Duitsland of Finland, EER)
• Supabase Inc. — de PostgreSQL-database (VS-onderneming; data gehost op AWS in Frankfurt, EU)
• Anthropic PBC — AI-analyse van dossierinhoud, Claude API (VS)
• GitHub Inc. — broncodebeheer en CI/CD, geen persoonsgegevens van eindgebruikers (VS)
• Resend Inc. — transactionele e-mail: uitnodigingen, notificaties (VS)

5. Bewaartermijn

Uw accountgegevens worden bewaard zolang uw account actief is. Bij verwijdering van uw account worden alle persoonsgegevens en dossiers binnen 30 dagen definitief verwijderd. Wachtlijst e-mailadressen worden verwijderd zodra het platform gelanceerd is of op uw verzoek.

6. Uw rechten

Op grond van de AVG/GDPR heeft u het recht om:

• Inzage te vragen in uw persoonsgegevens
• Rectificatie of verwijdering van uw gegevens te verzoeken
• Bezwaar te maken tegen verwerking
• Uw gegevens over te dragen (dataportabiliteit)
• Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

7. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via privacy@flowpermit.eu.

8. Kwaliteitsmeting van onze controles

Wat. Wanneer uw organisatie dit heeft toegelaten, kunt u bij een bevinding van FlowPermit aangeven of ze klopt, niet klopt of dat u het niet weet. Zo berekenen we per type controle hoe vaak die terecht blijkt, en kunnen we dat als een gemeten percentage bij die controle tonen.

Welke gegevens. Uitsluitend uw oordeel, het type controle (de controle en de zekerheidsklasse), een technische verwijzing naar de bevinding, het tijdstip en het account waarmee het oordeel werd gegeven. Er wordt geen dossierinhoud, documenttekst, citaat, naam, adres of perceelsgegeven in deze meetgegevens opgenomen.

Wat we er niet mee doen. We gebruiken deze gegevens niet om AI-modellen te trainen of te verfijnen, niet voor de algemene kennisbank en niet om personen of organisaties te profileren.

Wie ziet wat. Het resultaat is een percentage per type controle, berekend over de oordelen van de organisaties die aan de meting deelnemen. Het wordt pas getoond vanaf een minimaal aantal beoordeelde bevindingen en is niet bedoeld om herleid te worden tot een dossier, klant of persoon.

Hoe lang. Zolang de overeenkomst loopt en daarna uiterlijk 30 kalenderdagen. Bij beëindiging wissen we de oordelen of bewaren we enkel het geaggregeerde percentage.

Uw keuze. Uw organisatie kan de kwaliteitsmeting op elk moment stopzetten, zonder gevolgen voor de dienst, en kan de reeds vastgelegde oordelen laten wissen. U kan een eigen oordeel ook zelf intrekken. Een verzoek of een vraag: privacy@flowpermit.eu.